Polityka prywatności

Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jak MAN DIGITAL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przetwarza dane osobowe w związku ze stroną man.digital, komunikacją marketingową, sprzedażą B2B oraz świadczeniem usług revenue operations, administracji CRM, wdrożeń HubSpot, marketing operations, automatyzacji, raportowania, integracji, operacji sprzedaży i obsługi klienta, usług wspieranych przez AI, szkoleń i doradztwa.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych opisanych w niniejszej Polityce jest MAN DIGITAL spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Przemysłowa 12, 30-701 Kraków, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS 0000601189, NIP 6793122378, REGON 363690740, kapitał zakładowy 5 000,00 zł. Kontakt: hello@man.digital.

W przypadku danych osobowych przetwarzanych w imieniu naszych klientów działamy również jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO, zgodnie z umową powierzenia i udokumentowanymi instrukcjami klienta.

2. Co robimy

MAN Digital świadczy usługi dla firm B2B, w tym revenue operations, administrację CRM, wdrożenia i optymalizację HubSpot, marketing operations, wsparcie kampanii i treści, operacje sprzedaży i obsługi klienta, raportowanie, integracje, automatyzację, działania wspierane przez AI, szkolenia i doradztwo. Przetwarzamy dane tylko w zakresie potrzebnym do prowadzenia tych działań, obsługi zapytań, prowadzenia relacji biznesowych i świadczenia usług.

3. Jakie dane przetwarzamy

Dane klientów i ich przedstawicieli: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, dane firmy, w tym NIP i dane rozliczeniowe, korespondencję związaną z umową, historię CRM/konta, zainteresowania handlowe, notatki dotyczące odnowień, upsellu, cross-sellu, ponownej współpracy, poleceń i kontekstu relacji.

Dane prospectingowe i marketingowe: imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, stanowisko, pracodawcę, publicznie dostępne informacje z profili zawodowych, dane rejestracji na newsletter, webinar lub wydarzenie, dane formularzy oraz dane zaangażowania w wiadomości e-mail, takie jak dostarczenie, otwarcia i kliknięcia, gdy posiadamy zgodę na śledzenie wiadomości.

Dane klientów naszych klientów jako podmiot przetwarzający: dane osobowe znajdujące się w CRM i powiązanych systemach naszych klientów, zwykle służbowe dane kontaktowe, dane firmowe, aktywność CRM, sygnały zaangażowania, zgłoszenia formularzy, dane kampanii, raportowania i notatki operacyjne. Dokładny zakres określa klient w umowie powierzenia lub instrukcjach.

Dane odwiedzających Stronę: adres IP, dane techniczne przeglądarki i urządzenia, data i godzina żądania, strefa czasowa, odwiedzone strony, status HTTP, ilość przesłanych danych, strona odsyłająca, system operacyjny, język oraz, jeśli kontaktujesz się z nami, imię, adres e-mail i treść wiadomości. Pliki cookie i podobne technologie opisuje nasza Polityka plików cookie.

4. Podstawy prawne

Przetwarzamy dane na podstawie: zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), gdy zapisujesz się na wybrane komunikaty, wyrażasz zgodę na określone śledzenie lub korzystamy z niektórych plików cookie; wykonania umowy lub działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b); obowiązków prawnych, w tym podatkowych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c); oraz naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f), w tym prowadzenia relacji B2B, obsługi zapytań, prospectingu, zarządzania CRM, zabezpieczenia roszczeń, bezpieczeństwa Strony i analityki technicznej.

Jeżeli prawo kraju odbiorcy wymaga wcześniejszej zgody na przesyłanie ofert handlowych drogą elektroniczną, prosimy o taką zgodę. W pozostałych przypadkach opieramy się na prawnie uzasadnionym interesie opisanym w sekcji dotyczącej danych prospectingowych. Niezbędne pliki cookie działają w oparciu o nasz uzasadniony interes w zapewnieniu działania Strony, a pliki analityczne i marketingowe wymagające zgody działają na podstawie zgody zebranej przez baner cookie.

5. Śledzenie wiadomości e-mail

Za Twoją zgodą wiadomości, które wysyłamy, w tym newslettery, komunikacja marketingowa i wybrane wiadomości biznesowe, mogą zawierać niewielki niewidoczny obraz (piksel śledzący) oraz spersonalizowane linki obsługiwane przez HubSpot. Pozwalają one ustalić, czy wiadomość została otwarta, które linki kliknięto, kiedy to nastąpiło i na jakim urządzeniu. Używamy tych danych do mierzenia skuteczności komunikacji i dopasowania dalszych działań.

Możesz odmówić lub wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na samo otrzymywanie wiadomości, korzystając z linku zarządzania preferencjami lub wypisania się w wiadomości albo pisząc na hello@man.digital. Wiadomości otwierane przy wyłączonym pobieraniu obrazów zwykle nie są śledzone. Ograniczone dane dotyczące otwarć możemy wykorzystywać bez zgody wyłącznie w zakresie niezbędnym do dostarczalności i higieny list, np. aby przestać pisać do nieaktywnych odbiorców.

6. Wykorzystanie sztucznej inteligencji

Używamy modeli i narzędzi AI, w tym rozwiązań Google Gemini, OpenAI, Anthropic Claude oraz innych dostawców komercyjnych i open-source, aby wspierać procesy wewnętrzne: czyszczenie i deduplikację danych CRM, wzbogacanie i kwalifikowanie rekordów kontaktów biznesowych, analizę sygnałów zaangażowania oraz przygotowywanie i personalizację komunikacji, zawsze z odpowiednim nadzorem człowieka. Gdy przetwarzamy w ten sposób dane osobowe, ograniczamy je do danych kontaktowych i zaangażowania w kontekście biznesowym, korzystamy z usług biznesowych objętych odpowiednimi warunkami przetwarzania danych i nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

7. Dane prospectingowe z innych źródeł

Na potrzeby własnego rozwoju biznesu zbieramy i przechowujemy ograniczone dane zawodowe osób z firm, które mogą skorzystać z naszych usług: imię i nazwisko, stanowisko, pracodawcę, służbowe dane kontaktowe i publicznie dostępne informacje z profili zawodowych. Pozyskujemy je z publicznie dostępnych źródeł zawodowych, takich jak LinkedIn, od licencjonowanych dostawców danych B2B, takich jak Apollo, oraz możemy wzbogacać je przy użyciu funkcji HubSpot i innych narzędzi danych biznesowych.

Przetwarzamy te dane jako administrator na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w docieraniu do firm, dla których nasze usługi mogą być istotne (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane prospectingowe przechowujemy do 3 lat od ostatniej istotnej interakcji, takiej jak odpowiedź, kliknięcie, spotkanie lub przesłanie formularza. Po tym okresie dane usuwamy lub anonimizujemy, chyba że rozwinęła się relacja biznesowa, zgłosiłeś sprzeciw (wtedy przechowujemy minimalny rekord na liście wykluczeń) albo dłuższy okres jest wymagany przez prawo lub roszczenia.

Masz prawo sprzeciwić się temu przetwarzaniu w dowolnym momencie. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwzględny (art. 21 ust. 2 RODO). Możesz odpowiedzieć na dowolną wiadomość od nas albo napisać na hello@man.digital. Na żądanie podamy konkretne źródło Twoich danych.

8. Dane podane bezpośrednio i wzbogacanie

Jeżeli podajesz nam dane biznesowe bezpośrednio, np. przez formularz kontaktowy, zapis na webinar, newsletter albo rozmowę sprzedażową, możemy wzbogacać i aktualizować rekord przy użyciu HubSpot oraz innych narzędzi danych biznesowych, aby obsłużyć zapytanie, zrozumieć kontekst firmy, utrzymywać dokładność CRM, świadczyć usługi i prowadzić zgodny z prawem follow-up. Takie wzbogacanie opieramy co do zasady na prawnie uzasadnionym interesie, chyba że w konkretnym przypadku zbierzemy odrębną zgodę.

9. HubSpot enrichment i udostępnianie danych

Korzystamy z funkcji wzbogacania HubSpot, aby pozyskiwać i aktualizować profesjonalne dane kontaktowe. Dane te mogą pochodzić ze źródeł publicznych, dostawców zewnętrznych, innych klientów HubSpot i danych zaangażowania e-mail. Gdy używamy tych funkcji, dane kontaktowe i firmowe w naszym CRM, takie jak imię, służbowy e-mail, stanowisko i pracodawca, mogą również zasilać komercyjny zbiór danych HubSpot, który HubSpot udostępnia swoim klientom i dla którego działa jako niezależny administrator. Naszą podstawą jest prawnie uzasadniony interes w rozwoju biznesu B2B. Możesz sprzeciwić się temu w dowolnym momencie, pisząc na hello@man.digital, a swoje prawa możesz wykonywać również bezpośrednio wobec HubSpot.

10. Trenowanie funkcji AI HubSpot

HubSpot może wykorzystywać dane z naszego konta do rozwijania i trenowania własnych funkcji AI HubSpot. HubSpot umownie zakazuje swoim zewnętrznym dostawcom AI wykorzystywania tych danych do trenowania ich modeli.

11. Dane klientów naszych klientów i relacje biznesowe

Gdy realizujemy usługi dla klientów, przetwarzamy dane osobowe znajdujące się w systemach klientów w ich imieniu i zgodnie z ich udokumentowanymi instrukcjami, jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Dane te pozostają pod kontrolą klienta. Przetwarzamy je w zakresie potrzebnym do wykonania uzgodnionych usług i zgodnie z umową powierzenia. Jeżeli realizacja wymaga użycia naszych narzędzi lub podwykonawców, korzystamy z nich na podstawie odpowiednich warunków przetwarzania danych. Kategorie dostawców są opisane na stronie Strony trzecie.

Oddzielnie, jako administrator, przetwarzamy dane przedstawicieli klientów, byłych klientów, kontaktów poleconych, partnerów i potencjalnych przyszłych klientów w celu zarządzania relacjami, poleceniami, ponowną współpracą, odnowieniami, cross-sellem i upsellem. Możemy wzbogacać takie dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, o ile nie zgłoszono skutecznego sprzeciwu.

12. Odbiorcy i dostawcy usług

Nie sprzedajemy danych osobowych. Udostępniamy je dostawcom usług i podwykonawcom, gdy jest to potrzebne do działania Strony, CRM, komunikacji, analityki, automatyzacji, AI, płatności, podpisów elektronicznych, wydarzeń i obsługi biznesowej. Używamy zarówno nazwanych dostawców, jak i kategorii dostawców. Aktualny przegląd znajduje się na stronie Strony trzecie. Możemy także ujawnić dane, gdy wymaga tego prawo, sąd lub właściwy organ.

13. Transfery międzynarodowe

Część naszych dostawców przetwarza dane w Stanach Zjednoczonych lub innych państwach trzecich. W takich przypadkach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, w tym certyfikację EU-US Data Privacy Framework i/lub standardowe klauzule umowne, zależnie od dostawcy i rodzaju transferu.

14. Okresy przechowywania

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celu, dla którego je zebraliśmy, lub tak długo, jak mamy inną podstawę prawną. Dane księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku podatkowego. Dane prospectingowe i rekordy relacji biznesowych przeglądamy co najmniej raz na 3 lata i usuwamy albo anonimizujemy rekordy, dla których nie ma już realistycznego kontekstu biznesowego. Minimalne rekordy list wykluczeń możemy przechowywać, aby respektować sprzeciw.

15. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wycofania zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym prospectingu, wzbogacania i analityki. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwzględny. Możesz kliknąć link rezygnacji lub napisać na hello@man.digital. Możesz również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Polsce albo do lokalnego organu ochrony danych w UE.

Możemy zachować dane, gdy mamy podstawę prawną do dalszego przechowywania, na przykład wykonywanie umowy, roszczenia lub obowiązki ustawowe (art. 17 ust. 3 RODO).

16. Zmiany Polityki

O istotnych zmianach poinformujemy klientów i subskrybentów e-mailem, gdy będzie to właściwe. Aktualna wersja i data jej obowiązywania są zawsze publikowane na tej stronie.

Data obowiązywania: 4 lipca 2026 r.